Welche Vorteile bieten digitale Gästemappen

Was bringt eine digitale Gästemappe für Gäste und Hotels wirklich?

Wollen Gäste in Wirklichkeit nicht viel lieber was haptisches? Ist es nicht schön am Hotelzimmer in einer liebevoll gestalteten Mappe zu blättern? Machen diese Kleinigkeiten nicht den Charakter unseres Hotels aus? Solche Fragen hören wir immer wieder, wenn es in Hotels darum geht etwas zu ersetzen um das sich die Mitarbeiter:innen lange Jahre liebevoll gekümmert haben. Vorallem wenn es durch etwas Digitales ersetzt werden soll. Natürlich haben diese Fragen ihre Berechtigung und manchmal ist es auch tatsächlich so, dass man an solchen Tradition besser nicht rührt. Dennoch vernebeln sie manchmal die Sicht auf die tatsächlichen Vorteile für Gäste und Hotelpersonal, welche diese Digitalisierungsschritte mit sich bringen können.

Digitale Gästemappen bieten sowohl Gästen als auch Hotels zahlreiche Vorteile:

Vorteile für Gäste:

• Zugänglichkeit: Gäste können jederzeit auf Informationen über das Hotel, lokale Attraktionen und Dienstleistungen zugreifen, ohne physische Materialien durchblättern zu müssen.
• Aktualität: Ganz klar der Punkt indem Druckprodukte nicht mithalten können. Terminänderungen, Neue Angebote, Events,.. die digitale Gästemappe lässt Spontanität zu eine Änderung ist sofort für alle Gäste zu sehen.
• Personalisierte Angebote: Die Gästemappe ermöglicht maßgeschneiderte Empfehlungen basierend auf den Vorlieben der Gäste, was das Erlebnis verbessert.
• Einfache Buchungen: Gäste können bequem zusätzliche Services wie Spa-Termine oder Restaurantreservierungen direkt über ihr mobiles Gerät buchen.
• Schnellerer Service: Durch Funktionen wie Online-Check-in und Chat können Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden, was Wartezeiten reduziert.

Vorteile für Hotels:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Informationen und Buchungen entlastet das Personal und reduziert den Arbeitsaufwand.
• Kostensenkung: Digitale Gästemappen eliminieren Druck- und Materialkosten für gedruckte Broschüren und ermöglichen regelmäßige Aktualisierungen ohne zusätzliche Kosten.
• Umsatzsteigerung: Durch die 24/7-Verfügbarkeit von Angeboten können Hotels zusätzliche Verkäufe generieren, da Gäste jederzeit buchen können.
• Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Materialaufwands (Papier, Folien, Druck,…) senkt nicht nur die Kosten, sondern trägt auch zur Umweltfreundlichkeit bei.

Insgesamt verbessern digitale Gästemappen die Kommunikation, erhöhen die Zufriedenheit der Gäste und optimieren die Betriebsabläufe im Hotel. Freilich ist es ein anderes Medium und man muss Bedienungsfreundlichkeit in der Gestaltung berücksichtigen und die Mitarbeiter:innen darauf einschulen. Wie bei allen Digitalisierungsthemen darf man den Aufwand für das Einrichten der Gästemappe und das Einschulen des Teams nicht unterschätzen, aber dieser Mehraufwand lohnt sich schnell und im Zweifelsfall kann man sich ja Hilfe holen.

Was beim Umstieg zur Digitalen Gästemappe zu beachten ist:

• Auswahl der richtigen Plattform/des richtigen Systems: Vom Gastfreund, über Whitelabel-Apps, eigene Apps, eine Website bis hin zu eine PDF in der Cloud. Die Lösungen, um die Gästemappe zu digitalisieren sind so vielfältig wie die Hotels, welche sie nutzen. Wie so oft ist es eine Kosten/Nutzen-Frage. Während diverse Premiumangebote für monatliche Gebühren alles bieten, inklusive Geräte und Bildschirme für die Lobby, und dabei wenig Aufwand versprechen. Können findige Hoteliers mit den entsprechenden Talenten in ihrem Team eigene Lösungen bauen, die für den Gast genau so gut funktionieren.
• Übersetzen von einem analog auf digital: Die vorhandene analoge Gästemappe lässt sich oft eins zu eins in die digitale Gästemappe übertragen, vorallem wenn die digitalen Vorlagen noch vorhandensind. Es ist jedoch nicht immer sinnvoll das genau so abzu bilden, denn das digitale Medium bietet mehr Möglichkeiten und und Eingenschaften. So wirkt etwa eine A4-Seite Text auf dem Bildschirm eines Mobiltelefons ganz anders wirken. Oft zahlt es sich hier aus jemanden hinzu zu ziehen, der mit der analogen Gästemappe nichts zu tun hatte.
• Gästegeräte vs. Hoteleigene Geräte: Viele Hotels haben schon Tablets am Zimmer, das ist natürlich praktisch bei der Gestaltung der digitalen Gästemappe, weil das Design genau auf das Gerät abgestimmt werden kann und Gäste sich keine App oder runterladen oder auf die richtige Seite finden müssen. Andererseits ist es natürlich eine Investition, die nicht jedes Hotel machen möchte und oft ist es für Gäste auch angenehmer ihr eigenes Gerät nutzen zu können. Jedenfalls sollte sicher gestellt sein, dass die Gästemappe auf allen Geräten gut dargestellt wird und einfach zu benutzen ist.
• Schulung des Teams: Was wir bei jeder Digitalisierungsmaßnahme tunlichst vermeiden wollen ist, dass Gäste mit Fragen zu Mitarbeiter:innen kommen und diese dann an minimalen technischen Hürden scheitern.
• Begleitung von Stammgästen: Auch wenn wir dieser Situation eher selten begegnen, kann es vorkommen, dass Stammgäste mit solch einer Änderung ihre Probleme haben. Eine Übergangsphase, in der man beides anbietet und in der Gästemappe auf die digitale Variante verweist ist hier wohl best-practise. Am besten stellt man die neue Gästemappe und ihre Vorteile an mehreren Kontaktpunkten entlang der Buchungs-, Anreise- und Aufenthaltsphase vor, um Gäste schnell vertraut damit zu machen. Außerdem lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten schneller finden, wenn die digitale Gästemappe viel benutzt wird.

Quellen, Inspiration und Weiterführendes:
Digitale Gästemappen im Vergleich #digitale-gästemappen-im-vergleich
Digitale Gästemappe | Gastfreund https://www.gastfreund.net/digitale-gaestemappe/
Digitale Gästemappen in Hotels: Der Allrounder der Betreuung – Mews https://www.mews.com/de/blog/digitale-gastemappen-in-hotels
Die 8 beliebtesten Features der digitalen Gästemappe – Betterspace https://betterspace360.com/acht-beliebteste-feature-digitale-gaestemappe/
Blog – Hürden und Chancen der digitalen Gästebetreuung – RESAVIO https://resavio.com/blog/digitale-gaestebetreuung
Die Vorteile einer digitalen Hotelmappe – ipeak Infosystems GmbH https://ipeak.ch/news/blog/die-vorteile-einer-digitalen-hotelmappe/
Warum deine Ferienvermietung eine digitale Gästemappe braucht https://blog.easybooking.eu/vorteile-digitale-gaestemappe/